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La terreur du bac à courrier

Le bac à courrier est une épreuve incontournable des assessments; quelle que soit la fonction pour laquelle vous postulez, on vous proposera généralement de faire un bac à courrier. On l’appelle parfois aussi in-basket, ou e-tray s’il se présente sous forme électronique.

Vous vous demandez sans doute ce qui se cache derrière ce mot ? Peut-être aussi que certains collègues ou des personnes de votre entourage vous on dit à quel point c’était une épreuve difficile et terrible à passer.

Le bac à courrier peut effectivement sembler compliqué lorsqu’on ne sait pas à quoi s’attendre ; il s’agit d’un exercice assez inhabituel mais, lorsqu’on le comprend bien, il ressemble assez fort à ce que vous vivez au quotidien dans le cadre de votre travail.

Venons-en au fait : qu’est-ce que le bac à courrier ?

Il s’agit d’un exercice qui représente un contexte professionnel fictif dans lequel vous avez des responsabilités et occupez une fonction.

Vous avez toute une série d’informations à votre disposition, que vous devez traiter en un temps imparti.

La seule différence dans les bacs à courrier : le niveau de complexité (ou non) d’informations, la quantité d’informations et aussi la fonction fictive que vous occuperez ; par exemple, vous pouvez occuper une fonction administrative dans une société ou de responsable d’équipe de production, d’équipe commerciale,…

Que devez-vous faire ?

  • Vous devez comprendre le contexte, bien assimiler votre fonction et traiter les e-mails dans un temps bien défini (en général on parle de 10 à 15 e-mails à traiter). 

 

  • Montrer vos compétences analytiques : dans quelle mesure vous pouvez repérer les informations importantes et accessoires ; repérer aussi les détails importants et parfois faire des liens entre certaines informations (cela dépend du niveau de difficulté de votre bac à courrier).

 

  • Faire preuve d’efficacité : commencer par traiter les e-mails urgents et importants et prendre les actions nécessaires. On souhaite voir comment vous vous y prenez dans votre vie professionnelle ; il est à noter que, dans un bac à courrier, vous trouverez habituellement uniquement un ou deux messages moins importants ; la majorité des mails seront importants et/ou urgents).

En résumé :

Le bac à courrier est donc une situation assez similaire à ce que vous vivez au quotidien quand, le matin, vous ouvrez votre ordinateur et vous vous trouvez face à une grande quantité d'e-mails. Vous commencez par répondre à ceux qui sont urgents et importants. Voilà ce que l'on vous demande dans l'épreuve du bac à courrier. 

Seulement, la différence se situe dans le fait que lors de votre épreuve d'assessment, vous ne connaissez pas le contexte ; celui-ci est généralement assez différent de votre contexte professionnel habituel. Vous devez donc faire preuve de suffisamment de flexibilité, d’ouverture d’esprit pour vous mettre dans la peau de quelqu’un d’autre. De même, vous devez prendre des décisions, résoudre des problèmes alors que vous ne disposez pas de toutes les informations ; ne vous laissez pas piéger par ce manque de maîtrise des informations et décidez, même sans vraiment « tout » connaître.

 

 

 

 

 

Le bac à courrier

Base de la communication

 Les trois piliers de la communication 

 

Pourquoi ai-je choisi d’aborder le thème de la communication vous demanderez-vous peut-être ?

Eh bien, tout simplement parce que je suis intimement convaincue que si nous apprenions certaines notions de base de la communication à l’école, cela nous éviterait pas mal de complications. Et comme ce n’est malheureusement pas le cas, il n’est jamais trop tard pour redresser le cap.

Au fait, prenez quelques instants et posez - vous la question suivante : qu’est-ce que je sais réellement sur la communication interpersonnelle ? Que m’a-t-on enseigné à ce sujet ou encore, qu’ai-je lu et retenu ?

En ce qui me concerne, si la communication ne faisait pas partie des outils indispensables de mon métier, je ne suis pas convaincue que je serais très avancée sur ce domaine.

Mon propos aujourd’hui n’est pas de vous parler des approches plus spécifiques basées sur des théories, modèles, comme l’Analyse Transactionnelle, la Communication Non Violente,…mais simplement de revenir aux notions de base de la communication.

  • Dans le cadre de mon accompagnement, que ce soit lors de formations ou de coaching, je rencontre très régulièrement des personnes qui ne savent pas vraiment ce qu’est la communication et qui, de ce fait s’attribuent parfois des erreurs ou responsabilités qui ne sont pas exactes. En leur donnant simplement quelques principes clefs, cela leur permet déjà de replacer leurs points d’actions au bon endroit. Vous allez vite comprendre avec les 3 notions qui suivent : lorsque nous communiquons avec une personne, nous avons un objectif ; même si celui-ci n’est pas très conscient, il est toujours présent ; dans le cadre du travail, il est essentiel que vous sachiez pourquoi vous communiquez avec un collègue, un client, ... ; par exemple, vous pouvez communiquer uniquement pour créer un lien, ce que l’on retrouve dans des échanges plutôt informels, du style « comment allez-vous ? » ou pour donner une information, faire une demande, …Si vous avez pris le temps de définir votre objectif, votre communication n’en sera que meilleure. Je pense notamment à des personnes qui veulent faire une demande et qui, en fait, ne font qu’énoncer les choses et sont surprises de l’absence de réaction de la part de leur interlocuteur ; or, une demande est toujours faite d’une question.

 

 

  • Lorsque vous vous fixez un objectif de communication, il est important que celui-ci soit sous votre contrôle, qu’il dépende de vous ; par exemple, si vous avez comme objectif de faire changer votre interlocuteur d’avis sur la présentation d’un projet, vous vous mettez une pression inutile, vous vous fixez un objectif qui ne dépend pas de vous. Mais, me direz-vous, c’est ridicule voter principe, cela voudrait dire qu’on ne peut alors jamais convaincre, vendre, … Si, bien sûr, mais la différence se situe au niveau du point sur lequel vous allez vous focaliser ; c’est à dire que vous allez travailler sur ce qui est sous votre contrôle, votre manière de communiquer, d’écouter, de poser des questions, de rebondir,…Tout cela dépend de vous.

 

 

  • Le mot « communication » comprend « commun », cela vous parait probablement une lapalissade ; cependant, il nous rappelle que nous avons chacun notre part de responsabilité dans la communication ; mon propos n’est pas de vous dire que vous ne devez pas vous remettre en question lorsque votre communication n’a pas été « bonne » avec votre interlocuteur mais simplement de vous rappeler que l’autre a également souvent sa part de responsabilité dans ce qui s’est passé. Cela nous ramène au point précédent, la notion de contrôle. Par exemple, vous pouvez dire « bonjour » sur un ton tout à fait agréable à une personne, un collègue, … et ne pas avoir de réponse en retour ; se rappeler les parts de responsabilités peut être une piste très utile dans ce cas pour ne pas se « faire un film », culpabiliser,….